Rien de plus frustrant pour un client que de contacter une entreprise par téléphone et de ne pas trouver réponse à sa question. Les entrepreneurs n’ont pourtant pas toujours les moyens d’engager un ou une réceptionniste. Quelles sont les solutions ?
Utiliser un serveur vocal interactif :
Un SVI utilise un menu vocal ; configurable par l’entreprise ; qui permet au correspondant (client, fournisseur, partenaire), d’interagir, pour obtenir une réponse au motif de son appel.
Il faut en général appuyer sur les chiffres du clavier téléphonique pour être mis en relation avec la bonne personne ou le bon service. Mais il n’est plus rare désormais que le SVI utilise la reconnaissance vocale ou même celle des numéros de téléphone. Cette technologie permet non seulement de recevoir des appels mais aussi d’en émettre, pour faire, par exemple du démarchage.
Cela est particulièrement intéressant pour les grands groupes ou les administrations, par exemple. Les médias y font appel (TV, presse), notamment pour les jeux où il faut voter par téléphone ou pour gagner des lots, suite à un abonnement. Mais on peut parler aussi des compagnies aériennes et ferroviaires qui peuvent donner des informations sur les horaires des trains ou des vols en partance, selon une date donnée, que l’on peut taper sur le clavier ou indiquer vocalement.
Mais les entreprises de plus petite taille ; comme par exemple les artisans ; souvent occupés sur le terrain ; peuvent mettre cette solution en place, pour ne perdre aucun contrat. Il n’est pas non plus nécessaire pour le correspondant d’appeler pendant les heures de bureau, car le serveur vocal interactif peut fonctionner nuit et jour ; même si bien entendu, il ne permet pas, alors une mise en relation.
Accroitre la flexibilité, mais aussi satisfaire la clientèle grâce à une technologie efficace ; et ce, quel que soit le nombre d’appels journaliers, c’est la vocation du serveur vocal interactif. Selon la configuration possible, cet outil de communication à part entière de l’entreprise, permet de rendre de grands services.
Quels sont les avantages à utiliser un serveur vocal interactif ?
En fonction de la nature de l’appel, le correspondant est immédiatement orienté vers le bon interlocuteur. Même quand la ligne est occupée, le SVI effectue une bascule automatique vers la ligne du standard, pour ne créer aucune frustration ni aucun mécontentement chez la personne qui appelle l’entreprise.
Un SVI permet de réduire les coûts d’un standard classique. L’interaction que propose cette technologie ; même si elle ne vise pas à remplacer le personnel humain ; permet de la substituer au mieux, pour la satisfaction clientèle. Selon la complexité de la configuration, il est ainsi possible, dans le menu, de vérifier si le service a été efficace, par le biais de questions posées directement à l’usager.
Enfin, cela peut permettre à ce dernier de déposer un message pour être rappelé dans les meilleurs délais, quand le serveur vocal interactif a été configuré à cet effet. Pour les professionnels, c’est donc une solution probante pour pouvoir se consacrer à leur cœur de métier, sans renoncer à la qualité de la relation clientèle.
