La gestion électronique des documents (GED) est essentielle pour mener à bien son projet de dématérialisation. La transformation numérique des documents est un gain de temps et d’argent pour l’entreprise et permet également une meilleure productivité au travail.
Découvrez sur Gestav, tout ce qu’il faut savoir pour bien organiser la gestion électronique des documents, son mode de fonctionnement et ses avantages.
Gestion électronique des documents : c’est quoi ?
La gestion électronique des documents est une méthode informatique qui permet de gérer tout type de fichier numérisé en entreprise, de sa création à son stockage.
Ce processus informatique apporte de nombreux avantages, que ce soit en termes d’argent, de temps, d’écologie ou de productivité.
La gestion électronique des documents facilite la vie des collaborateurs d’une société. En effet, elle permet la conception et la gestion de documents numériques. Elle offre également la possibilité de partager de manière plus simplifiée ces documents électroniques, de les stocker et de les archiver dans un lieu sécurisé et prévu à cet effet.
Avantages de la gestion électronique des documents
Bien organiser la gestion électronique des documents est un atout avantageux pour les entreprises.
Les documents à traiter au sein de son travail peuvent être nombreux et une mauvaise gestion fait perdre du temps et ainsi de l’argent.
De plus, une perte de temps joue sur la productivité, car l’on passe des heures considérables à chercher et classer ces derniers, ce qui empêche de se concentrer et d’avancer sur d’autres tâches.
La gestion électronique des documents est simple à prendre en main et permet de faire des économies.
Ce procédé informatique réduit également les frais de traitement, c’est-à-dire qu’il supprime les coûts liés à l’impression des documents, mais également à l’achat de papier ou d’encre, ce qui d’ailleurs diminue fortement son impact environnemental.
La gestion électronique des documents offre aussi une grande sécurité étant donné que les données sont stockées dans un espace dédié et contrôlé.
Ces dernières sont ainsi archivées dans un lieu sûr et le risque de les perdre est largement diminué. Suivant le type de document électronique, un droit d’accès et de modification peuvent être mis en place. Cela apporte une plus grande sécurisation.
Grâce à la centralisation et au suivi des données, les membres de l’entreprise ont toujours accès aux documents d’origine en temps réel.
Mode de fonctionnement
La gestion électronique des documents en entreprise fonctionne via un logiciel de gestion disponible en mode Saas ou par le biais d’un serveur local.
Les logiciels de gestion offrent de nombreuses fonctionnalités. Ces derniers proposent notamment, la sauvegarde, le stockage, l’indexation, la suppression, la recherche, la modification et la diffusion des documents numérisés.
La gestion électronique des documents se réalise en plusieurs étapes, afin que la dématérialisation soit faite correctement :
- numérisation;
- traitement;
- stockage (certains documents doivent être conservés pendant une durée de 10 ans) ;
- diffusion.
Organiser la gestion électronique des documents étape par étape
Organiser la gestion électronique des documents doit être fait correctement pour mener à bien son projet de dématérialisation.
Pour commencer, il convient d’abord d’identifier les besoins en réalisant un cahier des charges précis.
Une fois le cahier des charges établi par l’entreprise, il faut choisir une solution de gestion, c’est-à-dire un logiciel de gestion adapté à ses besoins.
Enfin, lorsque le choix du logiciel de gestion est fait, il faudra former les collaborateurs de la société à cette solution de gestion.
Gestav est un logiciel de gestion complet et clé en main qui propose des solutions innovantes pour les petites et moyennes entreprises.