Impossible de faire l’impasse sur la digitalisation, tant elle peut apporter de bénéfices à l’entreprise, tant au niveau interne qu’en générant de nouveaux débouchés insoupçonnés. Pourtant, malgré une bonne volonté évidente, il n’est pas si facile de passer au numérique. L’idéal est de procéder par étapes ; qu’il convient d’identifier.
Comment passer au 100% numérique en entreprise ?
Où l’entreprise se situe vis-à-vis de la digitalisation ? Cette première question sert de point de départ pour connaitre la place du numérique.
Il est important de voir s’il y a des faiblesses auxquelles il s’agit de remédier (comme l’absence d’outils ou des processus internes obsolètes), ou encore des points forts à accentuer, notamment les compétences des collaborateurs dans ce domaine.
Cet audit bien sûr, doit être fait par un organe extérieur, notamment par des entreprises qui se spécialisent dans l’accompagnement au digital.
Aucune entreprise n’est identique et il serait illusoire de penser que toutes ont les mêmes besoins et attentes en la matière. Il s’agit donc de les identifier.
Cela peut être dans un premier temps maitriser la facturation électronique en respectant les normes, mais une entreprise peut rapidement souhaiter aller plus loin, en visant le zéro papier et donc le 100% numérique. Pour cela, il lui sera indispensable de transformer ses archives papier, de trouver une politique de classement numérique, de trouver la meilleure GED en ce sens.
Savoir se faire aider pour sa digitalisation
La digitalisation a beau être une volonté partagée par beaucoup d’entrepreneurs, il faut avoir conscience qu’elle représente un investissement à plusieurs niveaux.
Un investissement de temps ; luxe que peu de chefs d’entreprise peuvent se permettre ; d’argent, surtout quand il n’est pas question d’embaucher pour favoriser cette transition. Il est donc urgent de trouver un prestataire de qualité qui propose différents services annexes, pour répondre à tous les besoins.
Ces derniers, comme dit plus haut peuvent se révéler pluriels : trier les archives papier pour ne conserver que les documents encore en cours de validité, supprimer les autres, digitaliser les documents quels que soient leur support (y compris du calque), leur taille ou leur état, afin qu’ils puissent servir de preuve en cas de litige), proposer des formations aux collaborateurs pour identifier les bonnes pratiques déjà en place ou en apprendre de nouvelles etc…
L’implication des collaborateurs est tout à fait essentielle pour que ce projet fonctionne. C’est pour cette raison que des formations ; pour mettre en exergue les atouts de la digitalisation ; peuvent sembler évidentes (moins de perte ou de suppression de documents, moins de temps de recherche, donc productivité accrue, meilleure estime de soi etc…).
En fonction des besoins qui auront été déterminés, ne payer que pour des prestations, au lieu de procéder à une embauche permet à l’entreprise de se moderniser, tout en optimisant les coûts.
Un vrai point fort, quand on sait que la transition numérique fait partie des exigences du gouvernement vis-à-vis des entreprises et que ces dernières, selon leur taille et le fait d’être assujetties à la TVA, sont déjà obligées de procéder à la facturation électronique. Une première étape qui en sous-tend d’autres, de façon évidente, dans un futur proche.